就労ビザの申請後、審査期間中に入管から手紙が届くことがあります。届いた手紙は絶対に無視をせずすぐに中身を確認してください。手紙は主に２種類あります。ほとんどの場合、これから説明するどちらかの書類が入っています。

資料提出通知書とは

資料提出通知書という書類が届いた場合、記載されている資料を追加で提出する必要があります。
これは、審査の過程で審査官が、「〇〇のことでもう少し詳しいことが知りたい」、「すでに提出されている資料の整合性を確認するためその内容に関係することをもっと詳しく知りたい」、「本来提出が必要な資料だが不足しているため追加で提出をしてほしい」等、申請内容を判断する上で必要とされる場合に入管から送られてくることがあります。
※ オンラインシステムで申請をしている場合はメールが送られてくることもあります。

資料の追加提出を行わなかった場合でもそのまま審査は継続しますが、極めて不利な状況での判断となりますので必ず指示には従いましょう。
なお、特別な事情があり提出をすることが困難な場合にはその旨を記した事情説明書等を用意することをおすすめします。

お知らせとは

お知らせという書類が届いた場合、それは不許可と思ってほぼ間違いないでしょう。
書類には、あなたの申請の結果をお知らせしますので、〇〇年△△月◇◇日までに〇〇入国管理局においでください、と記載があります。
これは、不許可だった理由を審査官が説明するので入管まで来てくださいというお知らせになります。
いきなりこのような手紙が届いたら、びっくりするかと思います。同時に不安になるかもしれません。ですが、無視をしてはいけません。この説明を受けずに在留期限から2ヵ月を経過した場合はオーバーステイ（不法残留）となってしまい、退去強制の対象になってしまいます。

手紙が届いた後の対応はどうすればよいのか？

では、入管からの手紙が届いた場合の対応方法について説明をしていきます。

【資料提出通知書】が届いた後の対応

記載されている提出資料を準備（作成）するのですが、気を付ける点としては３つあります。
サンプル画像を例に説明します。

提出資料

提出する資料の内容が記載されています。ここでは、「全従業員リスト（アルバイト、技能実習生等を含める）」と「申請人の一日及び一週間の業務スケジュール（所属機関が作成したもの要押印）」とあります。ほかにも、「納税証明書」や「退職証明書」等、役所や前職から取得が必要なものもありますので、準備は早めに取りかかりましょう。

説明

各提出資料の説明が記載されています。
例えば、「全従業員リスト」では、就業先・職務内容・国籍・氏名・生年月日・性別・在留資格・在留期限・在留カード番号が記載されたもの、とあります。決して省略せず、必要事項はすべて記載をして作成してください。
なお、所属機関が作成したもの：要押印と記載のある提出資料については、所属機関の代表印を必ず押印した上で提出を行います。

作成者（準備する人）

資料を誰が作成（準備）するかです。所属機関や本人等と記載されております。本人だけでは用意できないものもありますので、その際は所属機関に必ず相談をしてください。

追加資料を作成する場合の注意点

準備する資料が判明次第作成をするのですが、ここで重要なのは審査官の意図をくみ取ることです。入管が資料提出通知書を送るのは、決して不許可にしたいわけではなく許否を決定する上で判断材料が足りないためです。
例えば、「全従業員リスト」と「申請人が従事する業務の割合（業務スケジュール）」を確認することで、申請人が行う業務が所属機関において安定的・継続的に行うことが出来るか否かを判断する要素となります。
同じ業務をしている従業員がすでにどのくらいいるのか、タイムスケジュールにおいて申請人が従事する業務が複数ある場合にはその主たる業務の割合がどのくらいを占めているのか、等からその判断を行います。

許可を取りたいがために嘘の内容を記載することは絶対にやめてください。虚偽申請とみなされた場合には何かしらのペナルティを受ける可能性もあります。

追加資料を作成する上で、分からないことや不安な事があれば事前に専門家に相談することをおすすめいたします。

【お知らせ】が届いた後の対応

お知らせが届いた後は、不許可となってしまった理由を聴くため申請先の入管に行きます。
期日が記載されていますので、必ずその期日までに入管に行きましょう。なお、申請人本人が自ら行く必要があります。友達や知人等の第三者は説明を受けることはできません。
※ 一部例外あり

持ち物

必ず以下のものを持参して入管に行きましょう。

• 【お知らせ】の原本
• パスポート
• 在留カード
• 収入印紙4,000円分（現金4,000円と記載がありますが、事前に収入印紙を購入して持参することをおすすめします）

他人の同席は許されるのか？

入管に行くと、不許可の理由を説明してくれます。また、その際に「なぜ不許可になってしまったのか？」、「再申請をすることは可能なのか？」等、今後の手続きにおいて重要な事柄を確認することができます。しかし、外国人である申請人本人がひとりで説明を聴きに行った際、ここまでのことが出来るでしょうか。
もし不安な方や、再申請を確実に進めたい方は、専門家に同席を依頼することも検討しましょう。
行政書士や弁護士（申請取次の届出を行っている者）等の専門家であれば申請人本人と一緒に同席をして、審査官から色々と情報を聞き出すことが可能です。

【まとめ】手紙が届いた後の対応が重要です

手紙が届いた後の対応は非常に重要なことがお分かりいただけたかと思います。
「分からないから…」、「多分大丈夫だろう…」等、絶対に無視はせずに誠実な対応を心がけましょう。

記事監修者

行政書士法人３５
行政書士　萩台　紘史
2021年4月 個人事務所「SANGO行政書士事務所」を開業
2023年9月 法人化に伴い「行政書士法人35」を設立
年間350件超の就労ビザ申請を対応