在留カードに漢字を表記する方法とは？申請方法と注意点を解説！
「手続きは面倒か、費用はどの程度かかるのか？」
そのような疑問を、あなたはお持ちかもしれません。日本で生活する外国人の方々、そして外国人を雇用する企業の人事担当者の皆様にとって、在留カードの氏名表記は見過ごせない重要なポイントです。
この解説ページでは、在留カードへ漢字氏名を併記するための具体的な方法を説明します。対象となる方の条件、必要な書類の種類、かかる費用、そして特に注意すべき「正字」という漢字のルールに至るまで、専門家が分かりやすく丁寧に解説します。
なぜ在留カードに漢字氏名？そのメリットとは
在留カードに漢字氏名を併記する選択は、日本での生活において多くの実用的な利点をもたらします。日常生活や公的な手続きが、より円滑に進むようになるでしょう。
具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。
日本での生活がより便利に！本人確認の円滑化
漢字氏名が在留カードに記載されていると、本人確認が必要な状況でスムーズな対応が期待できます。
例えば、役所での手続きや銀行口座の開設時、漢字での署名や書類記入が求められる場合があります。
在留カードに漢字表記があれば、本人確認が求められる場面で氏名確認が迅速に進みます。
また、宅配便の受け取りや施設の会員登録など、日常のささいな場面でも本人確認がしやすくなります。
住民票など他の公的書類との連携
在留カードに記載された情報は、市区町村が発行する住民票にも反映されるのが一般的です。
在留カードに漢字氏名が併記されると、住民票にも同様に漢字氏名が記載されます。
書類間の表記の一貫性は、身分証明を求められる様々な状況で、あなたの信頼性を高める助けとなります。
漢字文化圏出身者にとっての心理的な安心感
ご自身の氏名に漢字を使用する国や地域ご出身の方にとっては、母国で慣れ親しんだ漢字氏名が日本の公的な身分証明書に記載されることは、大きな心理的な安心感につながる場合があります。
アルファベット表記に加え、自らのアイデンティティの一部である漢字氏名が認められる状態は、日本での生活基盤をより確かなものに感じさせてくれるでしょう。
あなたは対象？在留カードに漢字氏名を併記できる人
在留カードへの漢字氏名併記は、日本に在留するすべての方が利用できるわけではありません。
特定の条件を満たす方が、漢字氏名併記制度の対象となります。
ご自身が該当するかどうか、ここでしっかり確認しましょう。
原則は漢字使用国・地域出身の中長期在留者
在留カードに漢字氏名を併記できるのは、原則として、氏名に漢字を使用する国や地域のご出身で、日本に中長期滞在する資格を持つ方々です。
具体的には、中国や韓国、台湾などが、漢字氏名併記の対象となる国や地域に該当します。
日本での在留資格が「短期滞在」ではなく、就労や留学、家族滞在といった「中長期在留者」であることが前提です。
漢字圏以外の方は対象外？
氏名に漢字を用いない国や地域、例えばベトナムやタイなどのご出身の方は、原則として漢字氏名併記制度の対象外です。
在留カードの氏名表記は、アルファベットのみとなります。
漢字氏名併記制度は、あくまで漢字文化圏の方々への配慮として設けられています。
注意！「通称名」とは異なります
在留カードに記載される漢字氏名は、あなたの母国で公的に認められた法的な氏名の一部です。
一方で、日本国内での生活上の便宜のために使用する「通称名」とは明確に区別されます。通称名は、市区町村役場へ別途届出を行う手続きであり、住民票には記載されます。
しかし、在留カード自体には記載されません。
在留カードへの漢字表記は、法的な身分証明としての性格を持ちます。
漢字氏名併記の申請タイミングと2つの方法
在留カードへ漢字氏名を併記したいと考えた際、いつ、どのように手続きを進めれば良いのでしょうか。
申請のタイミングは大きく分けて2つの方法があり、それぞれ手数料の有無も異なります。あなたの状況に合わせて最適な方法を選びましょう。
【おすすめ】他の在留カード手続きと同時に申請する（手数料無料）
最も費用を抑えられ、効率的なのは、他の在留カード関連の手続きを行うタイミングで、漢字氏名併記の申出を同時に行う方法です。
例えば、在留期間の更新許可申請や、在留資格の変更許可申請、永住許可を申請する際などです。
これらの手続きでは新しい在留カードが交付されます。
新しい在留カード交付の機会に漢字氏名の追加を申し出れば、漢字氏名併記のための追加手数料は発生しません。
つまり、無料で漢字氏名を併記できます。
これは大きなメリットと言えるでしょう。
漢字氏名表記のみを単独で申請する（手数料1,600円）
他の在留カード手続きの予定が当面ない状況でも、漢字氏名の併記を希望できます。
漢字氏名併記のみを希望する状況では、「交換希望による在留カードの再交付申請」という形で、漢字氏名表記のみを単独で申し出ます。
この単独申請の手続きでは、手数料として1,600円が必要になります。
すぐにでも漢字氏名を併記したい、という方にとっては選択肢の一つとなります。
準備はOK？漢字氏名併記に必要な書類一覧
在留カードへ漢字氏名を併記する申請には、いくつかの書類を準備する必要があります。
申請方法やあなたの国籍によって、求められる書類が少し異なります。
事前にしっかりと確認し、スムーズな手続きを目指しましょう。
不足書類があると、申請が遅れたり、受け付けてもらえない場合もあります。
必ず必要な基本書類
どの申請方法であっても、基本となる書類がいくつかあります。
まず、「在留カード漢字氏名表記申出書」です。出入国在留管理庁のウェブサイトから最新の様式をダウンロードできる申出書は、記入漏れや誤りがないよう、丁寧な作成を心がけてください。
次に、あなたの有効な「パスポート」と、現在お持ちの「在留カード」の原本提示も求められます。
国籍によって異なる「漢字氏名を使用している証明資料」
あなたの氏名に漢字が法的に使用されている事実を証明する資料も重要です。
中国籍や台湾籍の方であれば、通常、パスポートに漢字氏名が記載されているため、パスポートの該当ページが証明資料となります。
しかし、韓国籍の方の場合、パスポートに漢字氏名が記載されていないケースが多いです。韓国籍の方は、韓国の住民登録証や家族関係登録簿といった、本国で発行された漢字氏名が確認できる公的な身分証明書を別途用意する必要があります。
他の国や地域の方も、同様に本国での公的な漢字氏名の証明書類を準備しましょう。
単独申請の場合に追加で必要なもの
漢字氏名表記のみを単独で申請する場合、前述の書類に加えて、手数料として1,600円分の収入印紙が必要です。
収入印紙は、郵便局や一部のコンビニエンスストアなどで購入できます。
代理人が申請する場合
ご本人が申請するのではなく、行政書士などの代理人が手続きを行う場合は、代理人の身分を証明する書類（行政書士証票など）の提示も求められます。
ご自身で申請される場合は不要です。
知っておきたい！在留カード漢字表記の「正字」ルール
在留カードに漢字氏名を併記する際、非常に重要なのが使用できる漢字のルールです。
「どんな漢字でも使えるの？」と疑問に思う方もいるでしょう。
実は、日本独自の「正字（せいじ）」という基準が存在し、正字の基準に基づいて漢字が表記されます。
正字のルールを理解しておかないと、思っていた漢字と違う字体で表示される可能性もあるため、しっかり確認しましょう。
なぜ「正字」なの？日本の公的書類における漢字の基準
「正字」とは、日本の公的な記録や書類で使用される標準的な漢字の字体です。
法務省は、在留カードに記載する漢字氏名について、正字を使用するよう定めています。
目的は、公的記録における漢字表記の統一性を保ち、文字の曖昧さをなくすためです。
統一された字体により、誰が見ても同じように認識できる氏名表記が実現されます。
簡体字や繁体字はどうなる？「正字」への変換
中国ご出身の方が日常的に使用する簡体字や、台湾などで使われる繁体字は、日本の正字と字体が異なる場合があります。
在留カードに漢字氏名を併記する際には、簡体字や繁体字は日本の正字に対応するものへ変換されて表記されます。
例えば、簡体字の「张」は正字の「張」へ、繁体字の「楊」が日本の正字の「楊」と異なる場合も同様に変換対象です。
漢字の変換によって、母国で使っている漢字と在留カード上の漢字の見た目が少し変わることがあります。
稀に、意味合いが微妙に異なる字体に変換されるケースも考えられます。
【必須チェック】法務省「正字検索システム」の使い方
ご自身の氏名の漢字が、在留カード上でどのように正字として表示されるのかを事前に確認できる便利なツールがあります。
出入国在留管理庁が提供しているオンラインの「正字検索システム」がそのツールです。
正字検索システムは法務省のウェブサイトからアクセスできます。
正字検索システムを利用すると、母国で使っている漢字を入力する操作で、対応する日本の正字を調べられます。
申請前に正字検索システムで確認作業を行うと、予期せぬ字体での登録を防ぐ助けになります。もし正字への変換結果に納得がいかない場合は、漢字氏名併記の申請自体を再考する材料にもなるでしょう。
申出書の「確認欄」の重要性
「在留カード漢字氏名表記申出書」には、正字のルールに関する確認欄が設けられています。
申出書の確認欄にチェックを入れる行為は、法務大臣の告示で定められた正字で氏名が表記される事実、そして告示にない漢字を記入した場合に表記される文字が異なる場合がある事実を理解し、承諾したという意味を持ちます。
そのため、申請前に正字についてきちんと理解しておく作業が大切です。
漢字氏名併記後の注意点とQ&A
無事に在留カードへ漢字氏名が併記された後も、いくつか知っておくべき大切なポイントがあります。
また、多くの方が疑問に思う点について、Q&A形式で分かりやすくお答えします。今後の日本での生活をより安心なものにするために、ぜひご確認ください。
漢字氏名は「併記」、ローマ字表記はなくならない
まず重要なのは、在留カードの漢字氏名表記は、あくまでローマ字の氏名に「併記」されるものだという点です。
ローマ字の氏名が漢字氏名に置き換わるわけではありません。
あなたの在留カードには、主要な氏名としてローマ字表記が残り、その横または下に漢字氏名が追加で記載される形になります。
漢字氏名のみの表記は選択できません。
一度登録すれば、次回更新時も自動で漢字表記
一度、在留カードに漢字氏名が正しく追加されると、漢字氏名の登録情報はあなたの在留データとして記録されます。
そのため、次回以降の在留期間更新や在留資格変更の際に新しい在留カードが発行される場合、改めて漢字氏名表記の申出をする必要はありません。
あなたの氏名自体が法的に変更されない限り、漢字氏名は自動的に新しいカードにも引き継がれて記載されます。この仕組みは手続きの手間を省く上で大きなメリットです。
住民票など他の書類への影響は？
在留カードに漢字氏名が併記されると、通常、漢字氏名併記の情報は市区町村役場にも連携されます。
結果として、あなたが取得する住民票にも、ローマ字氏名と併せて漢字氏名が記載されるようになります。
主要な身分証明書である在留カードと住民票の氏名表記が一貫する状態は、様々な公的手続きをスムーズに進める上で役立ちます。
Q&A：よくある質問
Q. 漢字氏名併記の費用はいくらかかりますか？
A. 在留期間更新など他の手続きと同時に申請する場合は無料です。
漢字氏名併記のみを単独で申請する場合は、手数料として1,600円が必要です。
Q. 申請から新しい在留カードの交付まで、どのくらい時間がかかりますか？
A. 漢字氏名併記のみの単独申請（交換希望）であれば、窓口で比較的短時間、場合によっては即日交付されることもあります。
他の手続きと同時申請の場合は、主たる在留関連申請の審査期間（例：在留期間更新で2週間〜1ヶ月程度）に準じます。
Q. 自分で申請できますか？行政書士に依頼するメリットは何ですか？
A. ご自身で申請することは可能です。
しかし、書類準備や正字の確認、入管への申請手続きなどに不安がある場合や、時間を節約したい場合は、行政書士などの専門家に依頼するメリットがあります。
専門家は正確な書類作成とスムーズな申請をサポートします。
Q. 在留カードに記載された漢字の字体が気に入らない場合、変更できますか？
A. 原則として、一度在留カードに表記された漢字氏名を後から変更したり、削除したりすることはできません。
だからこそ、申請前の「正字検索システム」による確認が非常に重要になります。
Q. 日本へ新規入国する際、空港で在留カードに漢字氏名を表記してもらえますか？
A. 通常、新規入国時に空港などで交付される最初の在留カードには、漢字氏名表記は行われません。
漢字氏名の併記を希望する場合は、入国後に改めてお住まいの地域を管轄する地方出入国在留管理局で手続きを行う必要があります。
【まとめ】在留カードへの漢字氏名表記で、より快適な日本での生活を
ここまで、在留カードに漢字氏名を併記するための方法や注意点について詳しく解説してきました。
漢字氏名の併記は、特に漢字文化圏ご出身の方にとって、日本での生活をより便利で安心なものにするための一つの手段です。
本人確認がスムーズになったり、公的書類の整合性が高まったりと、実用的なメリットも少なくありません。
申請手続き自体は、他の在留カード関連手続きと同時に行えば手数料もかからず、比較的シンプルに進められます。
ただし、最も重要なポイントは、使用される漢字が日本の「正字」のルールに基づき、場合によっては母国で使う字体と異なる可能性があるという事実です。
正字のルールと字体変更の可能性を理解し、事前に法務省の「正字検索システム」で確認する作業は、後悔しないために不可欠と言えるでしょう。
在留カードは、日本で生活する上でのあなたの大切な身分証明書です。
在留カードの記載内容を正確に、そしてご自身が納得できる形に整えておく作業は、快適な日本滞在の第一歩となります。
ひとつひとつの情報を丁寧に確認し、適切な手続きを進めてください。
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行政書士法人３５
代表行政書士 萩台 紘史
2021年4月 SANGO行政書士事務所を開業
2023年9月 法人化に伴い「行政書士法人３５」を設立外国人の就労ビザ申請に専門特化した事務所として年間350件超の就労ビザ申請をサポート