【届出の手続き方法と期限】いつまでに何を、どこへ、どうやって?
「所属機関に関する届出」が自分にも必要だと分かったけれど、具体的にいつまでに、どんな書類を、どこへ、どのように提出すれば良いのだろう?
そんな疑問が次々と湧いてくることでしょう。
この章では、届出を行う際の具体的な手続き方法、絶対に守らなければならない期限、そして準備すべき書類について、一つひとつ順を追って詳しく解説していきます。
正確な情報をしっかりと把握し、慌てずスムーズな手続きを心掛けることが大切です。
なぜなら、この手続きでのうっかりとしたミスや遅延が、後々あなたの日本での在留に大きな問題を引き起こす可能性も否定できないからです。
【期限厳守!】届出の期限は「変更があった日から14日以内」!この短い期間が持つ重要な意味とは?
まず、何よりも覚えておかなければならないのが、この「所属機関に関する届出」の提出期限です。あなたが所属する機関に関する変更(例えば、会社を辞めた日、新しい会社に入社した日、通っていた学校を卒業した日、あるいは契約している会社の名称が正式に変更された日など)が発生したその日から、原則として14日以内に、管轄の出入国在留管理庁へ届け出ることが法律で義務付けられています。
この「14日以内」という期間は、カレンダーのうえで2週間ですから、非常に短いと感じるかもしれません。
しかし、これは日本の法律で明確に定められた、厳格に守るべき期限なのです。
この短い期間設定の背景には、出入国在留管理庁が、日本に在留する外国人の方々の在留状況や日々の活動内容を、常に最新かつ正確な状態でリアルタイムに把握しておきたいという強い行政上の意図があります。
このように迅速な情報収集を行うことは、外国人の方々に対する適正な在留管理を実施し、日本の出入国管理制度全体の信頼性を高く維持するために、不可欠なことなのです。
週末や国民の祝日を挟む場合であっても、この14日間という期間は変わりませんので、所属機関に変更が生じたら、後回しにせず、すぐに届出の手続き準備を始めるように強く心がけましょう。
何を用意すればいいの?届出に必要な書類と、公式な届出書様式の入手方法について
「所属機関に関する届出」を行う際に、基本的に必要となる書類は、それぞれの届出内容に応じた「届出書」そのものです。
他のビザ申請のように、多数の複雑な添付書類をあれこれ用意する必要は原則としてありません。
この届出書には、あなたの氏名、生年月日、国籍・地域、日本国内での現住所、そしてお手持ちの在留カードに記載されている番号といった基本的な個人情報や、変更があった所属機関の正式な名称、その所在地、そして変更が生じた正確な年月日などを、間違いのないように正確に記入する必要があります。
一点、注意が必要なのは、もし届出を郵送で行う場合には、記入済みの届出書に加えて、あなたの在留カードの表裏両面を鮮明にコピーしたものを同封する必要があるということです。
この届出書の公式な様式や、具体的な書き方の見本(記載例)は、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトから、誰でも自由にダウンロードして入手することができます。
ウェブサイトには「活動機関に関する届出」用(主に留学生や研修生など)「契約機関に関する届出」用(主に就労ビザで働く方など)、そして「配偶者に関する届出」用(日本人や永住者の配偶者など)といったように、あなたの状況や在留資格に応じた複数の様式が用意されています。
必ずご自身のケースに合致した正しい様式を選んで使用するようにしてください。
どこへ提出すればいいの?選べる3つの便利な提出方法 「オンライン」「郵送」「窓口持参」

丁寧に作成した届出書は、以下の3つのいずれかの方法で、出入国在留管理庁へ正式に提出することができます。
あなたの状況や、手続きにかけられる時間、IT環境などを考慮して、最も都合の良い方法を選択してください。
【オンライン(出入国在留管理庁電子届出システムを利用)】
出入国在留管理庁が公式に提供している「電子届出システム」を利用すれば、ご自宅や職場など、インターネットに接続できる環境から、原則として24時間365日いつでも届出を行うことが可能です。
この便利なシステムを初めて利用する際には、事前に利用者情報登録といった初期設定が必要になる場合があります。
また、行う届出の種類や内容によっては、マイナンバーカードやICカードを読み取るための専用リーダーライターが必要となることもありますので、利用を検討する際には、事前にシステム利用のための準備事項を公式サイトで確認しておきましょう。
オンラインでの申請は、入管の窓口へ出向く時間や手間、そして郵送費もかからないため、非常に効率的で便利な方法と言えます。
【郵送】
作成した届出書と、在留カードの表裏両面のコピー(郵送の場合必須です)を一つの封筒に入れ、下記の宛先に郵送することで提出することも可能です。
〒160-0004 東京都新宿区四谷一丁目6番1号 四谷タワー14階
東京出入国在留管理局 在留管理情報部門 届出受付担当 宛
この住所は、日本全国からの郵送による届出を専門に受け付けている部署です。
郵送する際には、封筒の表面に、赤色のペンなどで「届出書在中」とハッキリと目立つように書くようにしてください。
また、普通郵便ではなく、簡易書留や特定記録郵便など、送った記録や受け取られた記録が残る方法で郵送すると、万が一の郵便事故の際にも対応しやすく、より安心です。
【窓口へ持参】
お近くの地方出入国在留管理官署(本局、支局、または出張所)の窓口に、届出書と在留カード(原本を持参し、窓口で提示します)を直接持参して提出することもできます。
ただし、ここで一つ重要な注意点があります。
上記でご案内した郵送による届出の送付先である「東京出入国在留管理局 在留管理情報部門」には、直接訪問して届出を行うための一般受付窓口は設けられていません。
もし窓口での提出を希望する場合は、必ず事前に、ご自身の居住地を管轄している、あるいは訪問しやすい最寄りの入管施設の窓口で、この「所属機関に関する届出」が直接提出可能かどうかを確認するようにしてください。
一部の大きな外国人在留総合インフォメーションセンターなどでも受け付けている場合がありますが、対応状況は施設によって異なる可能性があります。
【まとめ】面倒な手続きは専門家にお任せ!
ここまで「所属機関に関する届出」の重要性から具体的なケース、手続き方法、そして関連する社会保険や税金のことまで、詳しく解説を進めてまいりました。
全ての情報をお読みいただき、この届出がいかに多くの注意点を持ち、そして定められた期限を守ることがいかに大切かをご理解いただけたのではないでしょうか。
特に、まだ日本での生活に慣れていない方や、日々の忙しい仕事や学業に追われている方にとって、これらの複雑で多岐にわたる行政手続きを、ご自身だけで全て正確に、そして厳格な期限内に管理し、実行するのは、正直なところ非常に大きな負担であり、困難な作業かもしれません。
私たちは外国人ビザ申請専門の行政書士法人35です。年間350件超のサポート実績。オンライン申請で全国の入国管理局への申請代行が可能です。失敗しないビザ申請ならお任せください。
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【記事監修者】
行政書士法人35
代表行政書士 萩台 紘史
2021年4月 SANGO行政書士事務所を開業
2023年9月 法人化に伴い「行政書士法人35」を設立
外国人の就労ビザ申請に専門特化した事務所として年間350件超の就労ビザ申請をサポート